Hur byter man redovisningsbyrå – steg för steg

Många företagare drar sig för att byta redovisningsbyrå, trots att de inte är nöjda. Det känns ofta krångligare än det är. I verkligheten är ett byte en ganska enkel process som – om det görs i rätt ordning – kan klaras av på ett par veckor. Här går vi igenom hur det går till, vad du bör tänka på och hur Rodeklo hjälper dig med övergången.

När är det dags att byta byrå?

Det finns några klassiska tecken på att det är dags att byta: du får sällan svar på dina mejl, fakturorna är högre än vad ni kom överens om, du saknar löpande rapporter eller du upplever att byrån inte förstår din verksamhet. En byrå ska kännas som en partner – inte ett nödvändigt ont.

Vad du bör tänka på innan bytet

• Läs igenom avtalet med din nuvarande byrå – kolla uppsägningstid och vad som gäller för pågående bokslut.
• Bestäm tidpunkt: ett byte sker oftast smidigast vid årsskifte, brytpunkt på bokslutet eller vid ett naturligt avslut på en momsperiod.
• Säkerställ att du har tillgång till löpande bokföring, verifikat, lönefiler och avtal – det är dina uppgifter och du har rätt att få ut dem.
• Välj en ny byrå som passar din storlek, bransch och prismodell.

Steg-för-steg: så går överlämningen till

1. Du tecknar avtal med den nya byrån och anger önskat startdatum.
2. Den nya byrån begär ut material från din tidigare byrå – SIE-fil, verifikat, lönedata, avtal och inloggningar till system som Fortnox eller Visma.
3. Behörigheter ses över: ny byrå läggs till som ombud hos Skatteverket och får tillgång till relevanta system.
4. Ingående balanser och pågående poster stäms av så att allt rullar vidare utan glapp.
5. Den nya byrån går igenom dina rutiner – fakturering, kvittohantering, löner – och föreslår förbättringar.

Hela processen tar oftast 1–3 veckor beroende på hur snabbt den gamla byrån lämnar ifrån sig material. Du behöver inte hantera kontakten själv – vi sköter den åt dig.

Vanliga oro – och varför de oftast är obefogade

Många är rädda för att tappa historik eller bli av med viktig data. I praktiken är det sällan ett problem: bokföringen är digital, du äger dina uppgifter och byråer är vana vid att lämna över. En annan vanlig oro är att det ska bli dyrt. I de flesta fall blir det inte det – och kostnaden för att stanna kvar hos en byrå som inte fungerar är oftast högre i längden.

Så hjälper Rodeklo dig vid bytet

Vi tar hand om hela övergången åt dig. Det innebär att vi kontaktar din nuvarande byrå, säkerställer att vi får ut all data, lägger upp bokföringen i Fortnox eller Visma, sätter upp rapporter och stämmer av ingående balanser. Du behöver i princip bara skriva på avtalet och ge oss klartecken.